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高校信息化网上预约报账的利弊探析及建议

作者:刘伟   来源:财富时代杂志 2019 10月刊 2019-11-18 10:29
在“互联网+”和信息化的背景下,高校推行信息化网上预约报账的方式,利用网报系统线上完成报销操作,解决师生现场报账费时和财务人力分散的问题。对网上预约报账系统进行深入的利弊分析,并根据当前网报系统弊端提出培训报账人员和建立校内数据共享的建议,优化网报系统,构建和谐的高校财务报账环境。

信息化网上预约报账的内涵

信息化网上预约报账,是指报账人员通过财务处网上预约报账系统,根据经济业务的内容,在报账系统中填写差旅费报销单、材料物资采购单等基本信息,并选择支出经费项目、报销金额及收款人银行账号等信息。报销审批单连同相关报账单据提交财务处收单人员。会计人员审核报销单据后网上办理报销业务,系统自动生成账目凭证,并利用网银支付系统完成报销支付。[1-2]

信息化网上预约报账的利弊分析

1 信息化网上预约报账的优点
传统报账方式,是报账人员填写经费审批单后,整理票据及相关佐证材料后到财务处报账大厅排队报销。然而经常存在各部门报账人员排队等候费时费力的情况,尤其在年终关账前存在集中扎堆报账的情况。与传统报账方式相比,信息化网上预约报账有以下优越性:

(1)减少了报账人员排队等候的时间。传统窗口报账模式中,报销人要在窗口排队等候,并在会计审核制单后,再到出纳柜办理款项支付手续。整个报账过程中,报账人需要消耗时间和精力,特别是排队时间长。采用信息化网上预约报账方式,报账人员可随时进入网报系统填写网报审批单,不受时间限制,提交之后不用在财务大厅排队审核,节约了报账排队等候时间。当会计人员审核通过后,系统能够自动生成账目凭证,出纳根据复核后的付款凭证利用网上银行及时将报账款项划转至单位或个人的账户,即可完成报账流程。

(2)高效利用人力资源,提高财务信息准确性。在传统的报账方式下,财务人员在票据计算、经济业务分类、经费项目匹配和归集上会消耗大量的时间和精力。此外,长时间工作后容易疲劳,可能导致工作失误。网上预约报账的实施,让报账人对所报账目和经济业务有了预分类,财务人员直接通过单据系统进行审核,减少了传统的业务分类和经费匹配等工作量,同时网报系统能够自动生成记账凭证,为财务工作人员节约大量时间。在此基础上,财务人员由以往账目录入者转变为审核者,提高了工作效率。

(3)有效控制预算,促进财务预算管理。预算管理是实现高校资源优化配置的重要手段,网络报账平台中设置了预算项目的最高额度,对超金额、超范围的审批权限和超预算额度预警,以报账促进预算管理,以预算管理促进经济业务按照年度计划有序开展,保证经费指标及额度的正确使用。[3]

(4)实时查询报账进度,提升财务服务质量。通过网络报账系统,报账人员通过网络在线查询各种报销信息。通过报销及时了解财务信息,财务人员也可以通过网上预约报账系统对财务活动由事后监督前移到事前、事中的监督,对项目绩效评价,确保财务信息的实用性、全面性,提升财务管理工作水平。

2 信息化网上预约报账的不足
运用网络报账的主要目的是解决师生排队等候时间长的问题,同时减少会计报账人员工作量,但实际运行过程中发现有以下不足:

(1)师生普遍对报账业务不熟,退单率偏高。在实际操作中,网报系统需要报账人员对财务知识有一定了解,如报账时填写经济业务分类等信息。然而高校师生大都不了解此类操作,常常在此出差错。同时,不符合要求的报账单据将被财务人员退回修改,之后重新提交,如此反复。在此期间,不仅报账人反复修改浪费时间,且重新提交的单据又需要财务人员重新审核,制约了报账效率。

(2)分单不均匀,不利于模块化提升工作效率。财务处分成收费、基建、薪酬、涉外等不同会计岗位,适当的专岗分工有利于提高工作效率以及准确性。然而网上报账系统的收单员只是把收到的不同类别的单据随机分发给各个会计,而且有时分配的单据数量不一,影响会计人员工作进程。

(3)网络报账平台建设不到位、各系统不能互相共享读取数据。网络报账系统没有与资产管理系统、0A办公系统数据共享,各管理信息不能相互利用。对于固定资产采购,报账人员既需要登入资产管理系统录入物品相关信息,还需要登入网报系统录入财务信息。

信息化网上预约报账系统的优化

1 多渠道开展培训
高校财务部门应充分宣传网上预约报账的便捷性,组织撰写《网上报账操作手册》,图文结合阐述系统操作步骤、各项费用报销管理规定及标准、经济分类的定义及使用范围等各项日常报销业务所需材料,并且提示报销注意事项。财务处定期举办网络报账培训,组织财务审核岗位的会计对师生开设专题讲座,对每种类型的填报单的具体步骤进行说明,对常见错误重点讲解。[4]此外,通过微信群、宣传册、财务处网站页面等多平台开展网络报账知识宣传,让广大师生熟悉财务报销的信息。[5]

2 实行校内部门数据共享
 网络将报账系统与资产管理系统、0A办公系统数据共享,互通资产管理、财务在线办理、电子签名审批等各环节。以某教师到省网超采购物品为例:报账人通过政府采购网购买物品并在资产管理系统完成采购、验收环节后,由部门经费审批“一支笔”进行电子签名审批,之后所有电子资料在线上传财务部门,会计人员在线审核并反馈给报账人,审核通过后由报账人员打印出报销审批单,附上原始票据交到财务处即可完成所有报销手续。

3 实行财务报账助理制度,实现无等候
由各学院、部门推荐行政干事作为财务报账助理,财务部门系统地对各院系财务报账助理进行培训,之后由财务报账助理协助院系教师完成网上报账操作,减少广大教师员工的报账困扰。在实际运行过程中,发现实行财务报账助理制度与未实行财务报账助理制度时期相比,通过财务报账助理对本单位的账务进行初审,提高了报账的准确性和效率,通过财务报账助理作为财务处与各师生的“桥梁”,增强了财务处与各学院、部门之间的沟通。采取激励机制,根据财务报账助理的业务和一定的标准,考核报账成效,适当给予绩效奖励,提高财务报账助理工作积极性。

开发手机报账APP
开发与网络报账系统互联互通的手机APP网络报账系统。对原有的网上预约报账系统进行升级,通过校园网与国有资产部门、OA自动办公系统、科研经费管理系统等连接,师生通过财务处网站下载或扫描二维码安装手机网上预约报账APP,利用手机完成报账单据的填报,增加进度查询、在线咨询等功能。通过手机报账APP,报账人可以不受时间、地点的制约进行预约报账。

结语

本文对高校信息化网上预约报账方式利弊进行了对比分析,深度剖析了网络报账存在的主要不足,提出多渠道开展网络报账培训、设置财务报账助理、实行各部门数据共享和开发手机报账APP的方式提高网络报账效率,促进高校报账的信息化建设。

注释:
[1]刘冀.“网络填报+投递”式报账模式的运行及研究对策[J].经济师,2017(3):121-122
[2]朱家位,赵婵娟,李雄平.政府会计制度下高校网络投递式报账的改建与完善[J].会计信息化,2018(23):89-90
[3]朱锦珍,王凯.高校网上预约报销的利弊分析[J].合肥工业大学学报,2016(3):137-140
[4]朱清森,高等学校财务报销难与构建服务型财务体系的对策研究[J].经济与社会科学研究,2016(12):453-455
[5]杜鹃,奚桂前,高等学校信息化网络报账研究——以昆明理工大学网络报账为例高[J].电子商务,2018(11):90-91
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